با این 4 روش کارمندانتان را کنترل کنید - مجله دانلود و سرگرمی

سیستم های کنترل تشخیصی

سیستم های کنترل تشخیصی مانند شاخص های صفحه کنترل هواپیما که خلبان را قادر به آنالیز علایم کارکرد غیرعادی بخش های مختلف هواپیما می نمایند، مدیر را قادر می سازند تا شرایط بخش های مختلف سازمان را از حیث عملکرد و سلامت کنترل کند.

البته باید توجه داشت که سیستم های کنترل تشخیصی، برای اطمینان از اثربخشی کنترل کفایت ندارند. هنگامی که مدیران از کارکنان توانمند خود برای دستیابی به اهداف استفاده می نمایند، به ویژه اگر دستیابی به هدف های مذکور سخت باشد، نباید آنها را به حال خود رها نمایند، مگر آنکه بخواهند مخاطرات بالقوه ای را برای سازمان ایجاد نمایند؛ زیرا در صورت سخت شدن بیش از حد کار، ممکن است حتی کارکنان توانمند نیز به سندسازی و ظاهرسازی بپردازند.

یکی از اهداف عمده بکارگیری سیستم های تشخیصی، حذف بار راهنمایی مستمر از دوش مدیران است. آزاد ساختن آن قسمت از وقت مدیران که صرف تشخیص شرایط های غیرعادی می شد، فرصتی ایجاد می نماید تا به سایر کارهای خود بپردازند.

سیستم های کنترل ارزشی

سازمان ها با استفاده از سیستم کنترل ارزشی درصددند تا با تبیین دقیق ارزش ها و رهنمودهای مدیران عالی، زمینه پذیش مشتاقانه کارکنان را فراهم آورند. سیستم ارزش ها معمولاً مختصر، اولویت بندی ده و الهام بخش است و توجه کارکنان را به اصول اساسی سازمان جلب می نماید؛ نظیر اینکه سازمان باید به وسیله ارائه خدمت با برترین کیفیت به مشتریان خود در سطح دنیا، ایجاد ارزش کند، یا سطح عملکرد مورد نظر سازمان، استمرار در جستجوی کمال است، یا کارکنان باید روابط داخلی و خارجی با دیگران را بر اساس احترام متقابل تنظیم نمایند.

مدیران عالی سعی می نمایند تا سیست ارزش ها را به صورت جامع طراحی نمایند تا برای گروه های کاری منوع سازمان، نظیر کارکنان فروش، فراوری، خدمات و مدیران آنها مجذوب کننده باشد.

بعضی از مدیران عالی سعی می نمایند تا به وسیله تشکیل جلسات منظم با کارکنان سطوح گوناگون، باورها و ارزش های مورد نظر سازمان را برای آنان تشریح نمایند و تعهدات سازمان را در برابر مشتریان، کارکنان، نهادهای اجتماعی، و سهامداران بیان نمایند؛ بدین ترتیب برای کارکنان و سایر مدیران تعیین می شود که مدیران عالی تا چه حد بر رعایت ارزش های مذکور اصرار دارند.

سیستم کنترل ارزشی ممکن است سیستم کنترل تشخیصی را نیز تقویت کند و با ایجاد تعهد در کاکنان امکان کنترل مؤثرتر سیستم را فراهم آورد.

سیستم های کنترل تحدیدی

سیستم های کنترل تحدیدی از یک مفهوم ساده و در عین حال عمیق استفاده می نمایند، با این مضمون که اگر می خواهید کارکنانی خلاق و کارآفرین داشته باشید، به جای تعیین کارهایی که باید انجام دهند، به آنها بگویید که چه کارهایی را نباید انجام دهند، یعنی قلمرو مجاز برای فعالیت آنان را تعیین کنید. همچنان که ادیان توحیدی نیز با تعیین کردن کارهای غیرمجاز و حرام، انسان ها را مختار می سازند تا از میان سایر کارها فراخور استعداد و تمایل خود، انتخاب نمایند. پیامبر گرامی اسلام (ص) می فرماید رأس الدین الورع اساس دین پرهیز کردن است. مفاهیم پارسایی و زهد در فرهنگ اسلامی نیز بر اساس استفاده از حد و مرزها دلالت دارد.

برخلاف سیستم های کنترل تشخیصی که نتایج عملکرد را مورد ارزیابی قرار می دهند، و سیستم های ارزشی که ارزش های اساسی سازمان را به کارکنان ارائه می نمایند، سیستم های کنترل تحدیدی با استفاده از عبارت های نهی نماینده، حداقل استانداردهای قابل قبول را تعیین می نمایند. سیستم های کنترل تحدیدی همچون ترمز عمل می نمایند. باید توجه داشت که سازمان های تندرو و فعال در محیط های پویا و در حال تحول امروز، به ترمزهایی مؤثر و قوی احتیاج دارند.

ناگفته نماند که برقراری سیستم حدود فقط به تعیین استانداردهای رفتار اخلاقی محدود نمی شود، بلکه این سیستم با تعیین حدود استراتژیک، محدوده فعالیت افراد را تعیین می نماید و آنها را راهنمایی می نماید تا از مجموعه فرصت هایی که حفظ موقعیت رقابتی سازمان به بهره برداری صحیح از آن بستگی دارد، استفاده نمایند.

سیستم کنترل تعاملی

در سازمان های کوچک، مدیران می توانند به وسیله تشکیل جلسه با کارکنان، به طور غیررسمی به آنالیز فرصت ها و تهدیدات جاری بپردازند؛ اما با توسعه سازمان ها و افزایش میزان آنها، سیستم های رسمی ارتباطات جایگزین روش های قبلی می شود و به این ترتیب ارتباطات مدیران با کارکنان محدود می شود. تأکید بر سیستم های ارتباطی رسمی، خلاقیت در فراوری محصولات تازه، توسعه خطوط فراوری و فراگردها، و حتی تحقیقات بازار را تحت الشعاع قرا می دهد. در چنین شرایطی استفاده از سیستم های کنترل تشخیصی که ضعف های عملکردی را در مقایسه با برنامه ها تعیین می نمایند، کافی نیست؛ زیرا مدیران عالی باید در جریان مسائل مهم قرار گیرد و بر شرایط سازمان اشراف داشته باشند، ولی سیستم های تشخیصی برای این کار کفایت ندارند.

سیستم های کنترل تعاملی به مثابه سیستم های رسمی کسب اطلاعات در اختیار مدیران قرار می گیرند تا به طور منظم، آنها را در جریان تصمیمات کارکنان قرار دهند